Integritetspolicy

Karlskrona Judoklubb är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som beskrivs i denna policy.

• Organisationsnummer: 83500-5206
• Adress: Utövägen 1A, 371 37 Karlskrona
• Kontakt: Vårt kontaktformulär

Vi kan samla in följande personuppgifter beroende på hur du använder webbplatsen och vår verksamhet:

A) När du kontaktar oss (kontaktformulär/e-post)

• Namn, e-postadress, telefonnummer (om du anger det)
• Innehåll i meddelandet
• Tekniska uppgifter kopplade till meddelandet (t.ex. IP-adress) i syfte att motverka spam och missbruk

B) När du blir medlem eller deltar i verksamheten

• Uppgifter du lämnar vid medlemsregistrering (t.ex. namn, kontaktuppgifter och andra uppgifter som behövs för medlemskap/administration)
• Uppgifter kopplade till träningsgrupp, närvaro och föreningsadministration
• Uppgifter som krävs för fakturering/betalning (exempelvis referenser, betalstatus)

C) Inloggning/administration på webbplatsen (Admin)

• Kontouppgifter för administratörer (t.ex. användarnamn/e-post)
• Loggar kopplade till inloggning och åtgärder i adminmiljön (för säkerhet och spårbarhet)

D) Webbplatsstatistik och säkerhet

• Besöksdata på vår webbplats (vilka sidor som besöks)
• Uppgifter som behövs för att upptäcka och stoppa missbruk, exempelvis försök till spam mot kontaktformulär

Vi behandlar personuppgifter för följande ändamål:

• För att kunna hantera medlemskap och föreningsadministration
  Exempel: medlemsregister, gruppindelning, närvaro, kontakt med medlem/vårdnadshavare.
  Rättslig grund: Avtal (medlemskap) och/eller berättigat intresse.
• För att kunna besvara frågor och hantera kontaktärenden
  Rättslig grund: Berättigat intresse.
• För att hantera betalningar och bokföring
  Exempel: Swish, faktura, Fritidskortet samt bokföringsunderlag.
  Rättslig grund: Rättslig förpliktelse (bokföring) och avtal.
• För att driva en säker webbplats och motverka spam/otillåten användning
  Exempel: loggning vid misstänkt missbruk, skydd av kontaktformulär.
  Rättslig grund: Berättigat intresse.
• Publicering av bilder/film
  Vi kan publicera bilder och filmer från verksamheten på webbplats och/eller i våra kanaler.
  Rättslig grund: Samtycke (se avsnitt 7).

• Från dig (t.ex. via formulär, e-post, medlemsregistrering)
• Från vår föreningsadministration i samband med medlemskap och aktivitet
• Från tekniska system som loggar besök och säkerhetshändelser på webbplatsen

Vi delar endast personuppgifter när det behövs för att kunna bedriva vår verksamhet eller uppfylla lagkrav.

A) Föreningsadministration

IdrottOnline / Idrottsarenan (för medlemsadministration och föreningsverksamhet)

B) IT/Drift

Inleed (drift/hosting och e-postserver) i den mån detta krävs för att webbplats och e-post ska fungera.

C) Betalningssätt

Swish och fakturahantering samt eventuella aktörer kopplade till Fritidskortet (i den utsträckning som krävs för betalning/administration).

Vi säljer aldrig personuppgifter vidare.

Vi sparar personuppgifter bara så länge det behövs för ändamålet.

• Medlemsuppgifter: normalt 1–2 år efter avslutat medlemskap, om det inte finns skäl att spara längre (t.ex. pågående ärenden eller lagkrav).
• Kontaktärenden: så länge som behövs för att hantera ärendet och därefter gallras de normalt.
• Bokföringsunderlag: sparas enligt bokföringslagen (vanligen minst 7 år).
• Tekniska loggar/säkerhetsdata: sparas så länge det behövs för säkerhet och felsökning och gallras löpande.

Vid registrering godkänner medlem (och vid behov vårdnadshavare) samtycke för publicering av bilder/film.

Du kan när som helst återkalla ditt samtycke. Återkallelse påverkar inte publicering som redan skett, men vi kommer då att hantera framtida publicering och – när det är rimligt och möjligt – ta bort material.

Kontakta oss via vårt kontaktformulär om du vill ändra samtycke.vårt kontaktformulär om du vill återkalla samtycke eller begära borttagning.

Vår webbplats använder funktioner för grundläggande drift, säkerhet och inloggning (Admin). Vi använder också en egen inbyggd besöksstatistik för att se vilka sidor som besöks och för att upptäcka spam/missbruk.

Vi använder inte externa annons-/spårningsverktyg (t.ex. Meta Pixel) enligt de uppgifter vi har idag.

Om vi i framtiden skulle börja använda icke-nödvändiga cookies (t.ex. extern analys/marknadsföring) kommer vi att uppdatera denna policy och vid behov införa samtycke.

På webbplatsen kan det finnas länkar till YouTube, Instagram och Facebook. När du klickar på sådana länkar lämnar du vår webbplats och dessa tjänster har egna integritetspolicyer och regler. Vi ansvarar inte för deras behandling av personuppgifter.

Vi arbetar för att skydda personuppgifter genom rimliga tekniska och organisatoriska åtgärder, exempelvis:

• Begränsad åtkomst: endast behöriga roller har tillgång till relevanta uppgifter
• Inloggning krävs för adminfunktioner
• Rutiner för att motverka spam och missbruk

Åtkomst ges utifrån roll och behov:

• Ordförande
• Kassör
• Tränare (för relevant grupp)

Du har rätt att:

• Få information om vilka uppgifter vi har om dig (registerutdrag)
• Begära rättelse av felaktiga uppgifter
• Begära radering i vissa fall
• Invända mot viss behandling som baseras på berättigat intresse
• Ändra samtycke (t.ex. bilder/film)

För att använda dina rättigheter, kontakta oss via vårt kontaktformulär.

Vi kan uppdatera denna policy vid behov, exempelvis om vi ändrar våra system eller rutiner. Den senaste versionen finns alltid på vår webbplats.